Trocar de contador: como funciona, quanto custa e o que você não perde

A ordem importa mais que a lista. Peça e garanta acesso antes de encerrar o contrato — depois do encerramento, você depende da boa vontade de alguém que já não presta serviço para você.

1. Os arquivos digitais. Balancetes, livros contábeis, declarações entregues e as guias pagas do período em que ele atendeu a empresa. Peça em formato aberto (PDF e, quando houver, os arquivos originais), não em impressão.
2. A procuração eletrônica. É o que dá a um contador acesso ao e-CAC em nome da empresa. Ela é concedida e revogada por você, no portal — não é entregue por ele.
3. Os acessos que estão no nome dele. Certificado digital da empresa, se houver, e senhas de portais específicos do seu município ou estado.
4. Só então, o encerramento. Com os arquivos em mãos e a procuração já transferida, encerrar o contrato deixa de ser um risco.

O que ainda não respondemos aqui. Esta seção descreve o que pedir. O que o contador anterior é obrigado a entregar, em que prazo, e o que fazer se ele não entregar, é matéria de interpretação — e estamos confirmando com a nossa contadora antes de publicar. Preferimos dizer que estamos confirmando a escrever algo que soa certo e não foi conferido.

Na prática, a maior parte do que se chama de "histórico" não está com o contador — está com o governo, em bases que respondem ao CNPJ da sua empresa e que você acessa com a sua própria conta gov.br.

• Declarações entregues ficam registradas no e-CAC, e podem ser consultadas e baixadas de novo depois da troca.
• Guias emitidas e pagamentos ficam no portal do regime da empresa, e os comprovantes bancários estão no seu banco — que também não é ele.
• Os dados cadastrais da empresa vêm do cartão CNPJ, que é público.

O que de fato depende de entrega são os documentos que ele produziu e guardou: livros e balancetes. É por isso que eles são o primeiro item da lista acima, e não o último.

Não damos um número aqui, e o motivo é o mesmo pelo qual esta página não se chama "sem dor": o prazo não é todo nosso. Ele tem três partes, e só duas dependem de quem você contratou.

• A procuração eletrônica é a parte rápida: é feita por você no portal, e passa a valer quando o novo contador aceita.
• A entrega dos documentos pelo contador anterior é a parte que não controlamos, e é normalmente a mais longa.
• A leitura da situação da empresa pelo novo contador depende do que chegou e de quanto tempo a empresa passou sem acompanhamento.

Quem promete prazo fechado para uma troca está prometendo pela parte que não é dele. O que dá para dizer com honestidade é a ordem — e ela está na primeira seção.

O custo de ter um contador não muda por você estar trocando: ele acompanha o porte da empresa. Quanto maior o faturamento dos últimos doze meses, maior o trabalho de apuração — e é essa a régua, a mesma que o próprio Simples Nacional usa para definir a alíquota.

Por isso não cravamos um valor nesta página: um número aqui envelheceria sem ninguém perceber, e páginas como esta são justamente as que ficam anos no ar. O preço do Conecte fica na página do plano, onde ele é calculado a partir do porte informado.

Uma coisa que dá para afirmar aqui, porque é fato do nosso plano e não comparação com ninguém: o Conecte não tem prazo mínimo de permanência. Se não servir, você sai — sem multa por rescisão e sem carência.

Nada aqui exige o contador anterior. É o que permite começar a conversa com um contador novo já sabendo do que se trata.

• CNPJ da empresa e o cartão CNPJ atualizado.
• Acesso à sua conta gov.br — é por ela que a procuração eletrônica é concedida.
• O regime da empresa (MEI, Simples Nacional ou outro) e o faturamento aproximado dos últimos doze meses, que é o que define o porte.
• As últimas guias pagas, se tiver à mão — elas mostram rapidamente se há pendência em aberto.
• Certificado digital, quando a empresa usa um.

Se a sua dúvida ainda é qual regime a empresa deveria estar, isso vem antes da troca: MEI ou Simples Nacional: qual regime é o seu?